След години управление на водещи компании и натрупан опит, наблюдавайки едни от най-добрите изпълнителни директори в света, научих, че най-важните практики за управление са най-често тези, за които не се говори много.

Хенри Форд или Питър Дръкър беше казал, че ако може нещо да го измериш, можеш и да го управляваш и това твърдение се използва често в съвременния бизнес. Повечето мениджъри обаче, измерват предимно крайния резултат, но не и ресурсите и усилията, необходими за постигането на тези цели, което е като да кажеш на второстепенен отбор по бейзбол да печели повече точки, без всъщност да обясниш как да замахват правилно и да уцелват топката. Повечето компании измерват приходи и други постъпления, но без да обръщат внимание на това как да работят за подобряването на компанията в дълбочина, как една среща да бъде успешна например, или един инженер по-мотивиран и продуктивен.

Ето пет техники на управление, които са важни за всеки екип, който се стреми към успех:

1. Състояние на дълбока концентрация

Тази техника се отнася предимно за професии, които изискват мисловна дейност и силна концентрация, като софтуерното програмиране например. Психологът Mihaly Csikszentmihalyi твърди, че концентрацията, която постигаме, докато се стараем върху някакъв проект по време на работа, е изключително важен процес за успешното им завършване. За съжаление, всички ние сме непрекъснато прекъсвани от най-различни срещи, имейли, съобщения, телефонни обаждания и колеги, които обсъждат всякакви разнообразни теми. Тези прекъсвания на работния процес разтройват потокът на концентрация, който Mihaly Csikszentmihalyi описва, и увеличават времето и средствата, необходими за проучване и развитие. Проучванията сочат, че всеки път, когато бъдем прекъснати, ни трябват поне 15 минути, за да се върнем към предишното си състояние на дълбока концентрация. От друга страна, програмистите, които работят в подходяща среда (без да бъдат разсейвани) са няколко пъти по-успешни и бързи в работата си, от тези, които се налага да рабтоят в различна атмосфера.

В най-добрия случай, програмисти и други специалисти с професии, които изискват подобно ниво на съсредоточеност, не бива трябва да бъдат разсейвани от работата си в около 30% до 50% от работния си ден. Като начало, накарайте своите специалисти да проследят в продължение на няколко дни, каква част от времето си прекарват концентрирани в съотношение на броя работни часове и след това нахвърляйте различни идеи как това може да се подобри. Например, поставете бележка на бюрото на всеки един на която пише „Махни се, имам работа”. Организирането на „Ден без бизнес срещи” е друга идея, която би могла да подобри работния процес. Том Демарк дава повече информация по темата.

2. Баланс на задълженията

Ето една, споделена с мен консултантска история: „Преди години, когато бях по-млад и готин, ходих на салса с тогава бъдещата ми съпруга. Тогава учителят ми каза нещо, което остана в съзнанието ми. Каза ми, че се старае да кара учениците си да бъдат в промеждутъка между скука и нетърпеливост, но все пак по-нетърпеливи от колкото оттегчени. С други думи, да не се опитва да ги натоварва толкова, че да решат да се откажат, но в същото време да не бъдат и демотивирани за нови предизвикателства. За това той поддържеше темпото така, че да ни е интересно, но все пак да усвояваме стъпките, като постепенно повишава нивото на трудност.”

Същия интерес, между вълнение за нови предизвикателства и използване на добре познатите умения, е необходим да се постигне и от повечето мениджъри. При специалистите, които се справят най-добре със задачите си, рискът да се оттегчат от работата си е най-голям и обикновенно дават най-доброто от себе си, когато имат предизвикателства и се очаква да повишат стандарта си на работа. Ако им липсва ентусиазъм, закъсняват сутрин, или бързат да си тръгнат вечер, най-вероятно са оттегчени. Ако пък реагират бурно на малки недоразумения или пък се разболяват често, може би задълженията им идват в повече.

3. Ефективност на срещите

Повечето срещи са безсмислени и скъпи. Едночасова среща на 6 софтуерни инженери, струва скъпо. Освен това, такива срещи могат да бъдат организирани от всеки, дори и да се отнася просто за покупката на нови кламери за офиса. Истината е, че никой не следи до каква степен организирането на такива срещи имат някаква полза и смисъл, или поне как тяхната ефективност да бъде подобрена. А всъщност трябва само да попитате.

В края на всяка среща, помолете всеки от участниците да оцени от 1 до 10 колко ефективна и полезна е била, с предложение всеки да помогне за подобряването на подобни събирания, като всеки даде поне една нова идея. Върн Харниш има някои доста полезни идеи за провеждането на по-ефективни срещи.

4. Седмичен анализ на наученото

Ето още една споделена история: „3-годишният ми син скоро ме попита какво значи думата „експерт”. Когато му дадох своето мнение по въпроса, той само кимна и каза: „Тогава аз експерт ли съм по супергероите вече?”.

Най-съобразителните лидери разчитат точно на това несдъхващо любопитство. Joi Ito коментира скоро темата за проявата на качества, които са характерни за деца, при възрастните. Умението да се учим е като сложна лихва на инвестиция. За две или три години, тези, които имат най-голямо желание да се учат и развиват се открояват силно от останалите. Изпълнителният директор на LinkedIn, Jeff Weiner разказва за тази идея. Jeff Weiner е един от най-амбициозните хора що се отнася до нови знания и непрекъснато развитие и това е една от главните причини за успеха, както на него, така на и екипа му. За това е важно непрекъснато да си задаваме въпроси като „Какво успяхме да подобрим тази седмца?” и „Научихме ли нещто ценно от клиентите ни или за продукта, който предлагаме?”. Веднъж щом този анализ стане практика в организацията, подобренията ще започнат да се трупат.

5. Положителна обратна връзка

Джон Готман, психолог и автор на книгата „Какво проваля браковете”, твърди в проучването си, че повечето успешни бракове имат пет пъти повече позитивни взаимоотношения, от колкото негативни. Когато това съотношение се промени и негативните емоции се увелечат, бракът обикновено се разпада.

Това важи и за отношенията ни в офиса, където понякога прекарваме години с колегите ни. За това винаги отбелязвайте хубавите неща. Никога не пропускайте възможността да кажете нещо мило, дори понякога да ви се струва глупаво или безсмислено, защото когато имате нужда да промените или подобрите нещо, ще бъдете сигурни че тези хора наистина ще ви чуят. Може и да е трудно да постигнете съотношение 5:1 в офиса, но все пак е важно да поддържате баланса.

Това са петте техники за управление, които никой не споминава във финансовите отчети или статиите на Уол Стрийт, но пък са изключително важни за успешните компании. Спазването им не е най-приятното преживяване, но пък са нещо, с което всеки може да се справи и за това наистина има полза от тях.

Тази техника се отнася предимно за професии, които изискват мисловна дейност и силна концентрация, като софтуерното програмиране например. Психологът Mihaly Csikszentmihalyi твърди, че концентрацията, която постигаме, докато се стараем върху някакъв проект по време на работа, е изключително важен процес за успешното им завършване. За съжаление, всички ние сме непрекъснато прекъсвани от най-различни срещи, имейли, съобщения, телефонни обаждания и колеги, които обсъждат всякакви разнообразни теми. Тези прекъсвания на работния процес разтройват потокът на концентрация, който Mihaly Csikszentmihalyi описва, и увеличават времето и средствата, необходими за проучване и развитие. Проучванията сочат, че всеки път, когато бъдем прекъснати, ни трябват поне 15 минути, за да се върнем към предишното си състояние на дълбока концентрация. От друга страна, програмистите, които работят в подходяща среда (без да бъдат разсейвани) са няколко пъти по-успешни и бързи в работата си, от тези, които се налага да рабтоят в различна атмосфера.

В най-добрия случай, програмисти и други специалисти с професии, които изискват подобно ниво на съсредоточеност, не бива трябва да бъдат разсейвани от работата си в около 30% до 50% от работния си ден. Като начало, накарайте своите специалисти да проследят в продължение на няколко дни, каква част от времето си прекарват концентрирани в съотношение на броя работни часове и след това нахвърляйте различни идеи как това може да се подобри. Например, поставете бележка на бюрото на всеки един на която пише „Махни се, имам работа”. Организирането на „Ден без бизнес срещи” е друга идея, която би могла да подобри работния процес. Том Демарк дава повече информация по темата.

*По материали от Интернет