Често ли се чувствате претоварени, както и че имате твърде много за вършене и не успявате да свършите всичко? Това е много често срещано усещане, но причината за това  може да не е това, което си мислите. Възможно е, не да имате твърде много работа за вършене, а твърде много различни и важни неща, върху които да се съсредоточите наведнъж. Цялото това превключване на контекста води до претоварване!

По-лошото е, че може да се създаде илюзията, че не постигате нищо. Често постигаме  минимален напредък по всички наши проекти, вместо да постигаме голям напредък в една област. Той е толкова малък, че се разочароваме от факта, че не виждаме голям напредък, което ни дава негативни чувства към проектите и ни кара да се чувстваме зле и че не сме достатъчно добри.

Може да ви хрумват идеи за стесняване на фокуса към една задача в даден момент, елиминиране или забавяне на останалите. За съжаление, реалния живот рядко работи по този начин. Вероятно имате служители, клиенти, колеги и дори членове на семейството, които се нуждаят от вас, нужно е да сте съсредоточени върху различни приоритети, за да могат да работят по най-добрия начин. Когато работите с екип, времето е споделен ресурс. Ако сте “заседнали” с превключването на контекста ето какво може да се направи, за да се намали претоварването!

1. Направете оценка на всичките си проекти.

Толкова много хора, които се чувстват претоварени, нямат визуална картина на всичко, което управляват в момента. Така че, когато дойде време да приоритизират и да вземат решение какво да правят по-нататък, те не могат да избират, защото нямат визуализация на пълното меню. Нещата просто се въртят в главата им.

Затова започнете като се уверите, че имате ясен списък с всичките си активни проекти и задачи, както в работата, така и в личния си живот, и че списъкът е някъде, където можете лесно да се види. Например, често хората, управляващи добре задачите си имат бяла дъска, изложена на видно място в офиса си, на която има всички работни проекти. Наличието на тази визуализация позволява да направите умствена проверка в края на деня. Запитайте се какъв е статусът на всяка задаза, кое е приоритетно и какво остава след себе си.

Със списъка пред вас ще да видите кои проекти може да поставите на пауза и кои не, защото зависят от крайния срок на някой друг или крайният срок на някой друг зависи от тях. Може също така да видите кои задължения са „хубави“, но не са съществени. Тук разглеждаме неща като доброволчески ангажименти и такива от лична страна. И тогава търсим начини да отстъпим учтиво. Трябва да погледнем реално къде можем да бъдем безмилостни, къде да се отдръпнем и къде да помолим за помощ?

2. Подредете своите проекти и задачи по важност.

Това може да бъде много трудно да се направи. Често сме много неохотни да взимаме големи решения и да казваме, че един проект е по-важен от друг, защото изборът означава, че трябва да  сме отдадени. И от това следва, че не можем да прекарваме толкова време някъде другаде . А бихме искали да вярваме, че имаме достатъчно време за всичко.

Ето защо е едновременно голямо предизвикателство и много си заслужава да направим класиран списък с проекти и приоритети. Така че имаме тази ясна линия, която сме начертали за себе си, за да знаем във всеки един момент, ако трябва да вземем решение върху какво да се съсредоточим – там е списъкът. 

3. Проектирайте идеалната си работна седмица.

Проектирането на идеална седмица и създаване на шаблон за това как бихме искали да прекарваме времето си. Не е предназначено да бъде идеално и не е предназначено да бъде мерник за това колко си добър. Това е инструмент за вземане на решения, за да можем да проектираме в една идеална седмица, кой би бил оптималният начин, по който да прекараме времето си.

Започва се с попълване на големи елементи, които не са базирани на крайния срок, но  помагат да се представим най-добре. Не забравяйте също почивката и презареждането, а също и сутрешната и вечерната ви рутина, както и планиране за следващия ден. След като те са на място, добавете всички постоянни седмични срещи или ангажименти.

След като всичко това е в идеалната седмица, може да видите колко време остава за неща като работа по големи проекти, телефонни обаждания, презентации и т.н. Можем да получим само около четири истински часа продуктивност на ден за фокусирана работа, преди да се изтощим. За повечето от нас това работи до около двучасов работен блок сутрин и още един следобед. Тези, които имат най-голям фокус сутрин,  да се посветят на сутрешния си активен блок на фокусирана работа като писане, а следобеда на срещи. Или иначе казано намаляме мащаба и правим преценка кои са тези най-важни елементи, поставяме ги на първо място и след това проектираме  седмицата, в която да се изпълнят.