Смятате ли, че даването на обратна връзка като цяло изглежда ходене по лед?

А, ако мислите, че даването на обратна връзка на шефа ни е пирует по много, много тънък лед, то тази статия, може да бъде полезна да си стъпите смело на краката!

 Често срещани опасения на служителите са:

„Шефът ми е човекът, който държи ключа към  растежа и успеха ми в организация“ и

„Ами, ако не е моя работа да давам обратна връзка?“, „Ако има обратен ефект?“

Тези опасения и част от причината, поради която обратната връзка често се разглежда като еднопосочна улица, запазена за мениджърите, които да предоставят на своите преки подчинени. Но в действителност, за да работим ефективно заедно като екип, трябва да вървим и в двете посоки.

Разбира се, има определени периоди в годината, когато повечето организации улесняват процеса на възходяща обратна връзка. Но, за да има наистина психологически безопасно пространство, трябва да има непрекъсната двупосочна обратна връзка. Част от това означава да давате обратна връзка нагоре и да го правите повече от веднъж или два пъти годишно.

Защо трябва да дадете обратна връзка на шефа си?

Мисълта да дадете обратна връзка на шефа си може да изглежда като ненужен стрес – особено ако имате мениджър, който не приема добре обратната връзка.

Така че, преди да се потопим в съвети как да дадете обратна връзка на шефа си, нека да разгледаме защо е важно да инвестирате време и усилия, дори когато изглежда смущаващо.

Важно е да запомните, че вашата обратна връзка е безценна не само за вашето собствено благополучие и производителност по време на работа, но и за вашия мениджър. Когато създадете връзка, в която се чувствате комфортно да си давате обратна връзка, това ще ви помогне да избегнете бъдещи конфликти и да изградите силни работни отношения.

Избягвайте бъдещи конфликти и работете по-добре като екип!

Вашият шеф не е четец на мисли. Възможно е да не знае, че прави нещо, което затруднява работата ви.

Според много проучвания, мениджърите не са наясно с една част от предизвикателствата, с които се срещат подчинените им.

Още през далечната 1989 година, Сидни Йошида установява в материала си озаглавен  „Айсберг на невежеството“, че средният мениджмънт в екипите знае само около 9% от проблемите в една компания.  

3 десетилетия по-късно цифрите не са се променили много и въпреки, че това се дължи на редица фактори и елементи, приемете, че вие може да бъдете част от уравнението.

За да може вашият мениджър да се подобри, той трябва да знае, че проблемът съществува на първо място. И понякога вашата работа е да разкриете проблеми, които съществуват под повърхността.

Колкото повече ситуации се пренебрегват и не се разрешават навреме, толкова повече негодувание ще се натрупа, което потенциално ще доведе до много по-големи проблеми, отколкото трябва да бъдат. Така че, въпреки, че в момента изглежда трудно, справянето със затрудненията, когато се появят, в крайна сметка ще ги направи много по-лесни за решаване, отколкото ако ги оставите да се застоят.

Доверие: то е в основата на всяка силна връзка. А предоставянето на обратна връзка помага за изграждането на основа за доверие.

Как, питате?

Някои компании обичат да сравнявняват даването на обратна връзка с това да кажем на някого, когато има маруля по зъбите си.

Всички сме били в ситуация, в която някой е имал храна по зъбите си, а ние не сме му казвали. Въпреки разбирането, че да му кажа, би било правилното нещо, но в момента се чувствам неудобно. Но да кажеш на някого, подобно нещо, означава, че ти пазиш гърба му. Макар, че това може да им причини леко неудобство на момента, това ще спести много повече неудобство по-нататък.

Ето защо много от компаниите и хората в тях с развиващ се ум, обичат да сключват „пакт за маруля“. Пактът е споразумение, което можете да сключите с вашия мениджър/пряк ръководител/колега, че ако някой от вас има метафорично (или буквално) „маруля“ в зъбите си, ваше задължение е да си кажете един на друг. И дори да не стигнете до сключването на пакта, това е полезна концепция, която може да имате предвид.

Все пак не е всичко в негативите! Възходящата положителна обратна връзка и признанието са също толкова важни. Вашият шеф също е човек, който се опитва да си върши работата и всеки има полза от признаването. Не забравяйте да дадете признание на вашия лидер, когато направи нещо страхотно.

Има време и място за обратна връзка нагоре

Въпреки, че даването на обратна връзка е важно, към него трябва да се подхожда деликатно – без значение дали се дава нагоре, надолу или странично.

Начинът, по който подхождате към предоставянето на обратна връзка нагоре, до голяма степен зависи от връзката ви с вашия мениджър, общата култура на вашата организация и какви инструменти има компанията, за да улесни обратната връзка. Например, имате ли платформа за даване на обратна връзка? Колко често са прегледите на представянето ви?

Но като цяло е най-добре да давате конструктивна обратна връзка насаме в срещите си очи в очи.

Сигурни сме, че сте чували, че най-добрият подход е да се похвали публично, да се критикува насаме.

Например, ако шефът ви разяснява задача на екипа и казва нещо, което ви притеснява, срещата на екипа ви не е моментът да говорите.

Обърне се към него след това в личен разговор, за да не го смутите. Смущението или нападението на някого е най-бързият начин той да активира защитна реакция, която може да отключи ситуацията в съвсем различна посока от тази в която сте искали.

Ето няколко съвета, които да ви помогнат да дадете конструктивна обратна връзка на шефа си по правилен начин:

1. Покажете положително намерение

Ако вашият мениджър прави нещо, което причинява проблеми, той вероятно не знае за това. Влезте с предположението, че не прави нищо злонамерено.

Подхождането към ситуацията по този начин на мислене ще ви помогне да останете спокойни, когато давате обратна връзка, и да не сте обвинителен. Това също ще помогне да се разбере, че вашата обратна връзка идва от желанието за успех, а не за дискредитиране.

 Организационният психолог Адам Грант препоръчва да отворите обратната си връзка с изявление, отговарящо на въпроса “защо”. Например, „Споделям тези коментари, защото мисля, че те ще ни помогнат да подобрим начина, по който работим заедно, занапред. “

Това помага да се зададе тон на разговора и да се облекчи всяка защита.

2. Бъдете конкретни

Важно е да бъдете конкретни, когато давате както положителни, така и отрицателни отзиви.

Понякога, в стремежа си да бъдем мили, се губим. Но вие не правите услуга на вашия мениджър или на себе си, като сте оговорите за общи неща. Колкото по-конкретни сте, толкова по-ясно ще могат да чуят и да коригират.

Ето пример за обратна връзка, която е твърде обща:

„Претоварен съм, не ми харесва, че ми възлагате още задачи.“

Вместо това опитайте:

„Не мога да поема X проекта, защото в момента работя по Y и Z. Ще се радвам да работя върху това, ако мога да получа подкрепа за Y или Z. Възможно ли е да го обсъдим?“

Същото важи и за положителната обратна връзка: когато вашият мениджър разбере конкретно какво прави добре, положителната обратна връзка ще засили това поведение.

3. Предложете решение

Направете обратната си връзка по-малко стресираща, като предложите решение. Дори ако това не е решение, което в крайна сметка се използва, то демонстрира, че сте проактивни и отворени да работите с тях, за да коригирате ситуацията.

4. Не чакайте!

Даването на обратна връзка на шефа ви може да изглежда стресиращо. В резултат на това е лесно да се отлага. Но колкото по-дълго го оставите, толкова по-трудно ще бъде.

Защо? Защото хората бързо забравят. Ако се обърнете за нещо към шефа си, което се е случило предишната седмица, той вероятно няма да го запомни. Разглеждането на ситуациите, докато са свежи, ще улесни вас и него.

5. Запазете конструктивна обратна връзка за лице в лице

Както казахме по-рано, конструктивната обратна връзка трябва да се прави насаме.

Провеждането на последователни индивидуални разговори с вашия мениджър е чудесно време да отговорите на всяка обратна връзка. Добавете това, за което искате да говорите, към дневния ред или описанието на срещата, за да бъдат подготвени и да бъдат оправдани очакваните цели.

Даването на обратна връзка нагоре е от съществено значение за създаването на положителна и безопасна работна среда. И двете страни трябва да бъдат отворени за обратна връзка, за да работи – това е двупосочна улица!

За съжаление, това не винаги е така и е част от причината толкова много служители да напускат работата си. Тези, които в момента работят в среди, които не са благоприятни за даване на обратна връзка, не бива да се чувстват незначими! Осъзнайте ситуацията, бъдете тактични, открити, припомнете си споделеното по-горе и не забравяйте, че регистрирането на обективна фактология, поднесена по конструктивен начин помага, да се отвори вратата към приемането и разрешаването на ситуацията.

За да се настроите за успех, опитайте да приложите тези препоръки следващия път, когато трябва да проведете двупосочен разговор с вашия мениджър.