Какви са предизвикателствата на дистанционната работа и как компаниите трябва да се справят с тях по време на COVID-19? И какво следва след кризата? Дали дистанционната работа е тук, за да остане?

COVID-19 принуди компаниите да преминат към дистанционна работа много бързо. Въпреки че тази миграция премина доста добре за кратък период от време, има няколко клопки, за които бизнес мениджърите трябва да са наясно. В края на краищата внедряването на работа от разстояние е по-широк и по-дълбок процес, отколкото повечето организации си дават сметка. За да бъде успешен в дългосрочен план, е необходим структуриран подход, заедно със значителна инвестиция за промяна на корпоративната култура.

Предизвикателствата при внедряването на работа от разстояние

Кризата COVID-19 изправя компаниите пред голям брой предизвикателства в краткосрочен план. За да се запази производителността, бързото приемане на дистанционна работа е задължително. Това обаче носи със себе си и някои трудности. Трите основни пречки при прилагането на работа от разстояние са следните:

• Прилагане на дистанционна работа по структуриран начин.
Компаниите, които виждат спасението в бързото приемане на инструменти без структурни корекции, рискуват загуба на ефективност и разочарование сред служителите и заинтересованите страни. Не е достатъчно просто да осигурите необходимата инфраструктура и инструменти. Някои компании вече разполагаха с инфраструктурата и инструментите в началото на кризата, но едва сега реализират пълния си потенциал. Инструментите са важни, но успешната миграция изисква и лидерство, ясни насоки и реална ангажираност.

• Осигуряване на инфраструктурата за работа от разстояние.
Там където компаниите са управлявали всичко централизирано, сега те трябва да организират всичко дистанционно. Това изисква задълбочени промени в сигурността и структурни корекции. В никакъв случай не трябва да се приема с лека ръка, тъй като киберпрестъпността се е увеличила в ЕС по време на огнището. Преходът също така изисква ангажимента на всеки служител да се ориентира сигурно в работните си инструменти.

• Балансиране на работата и личния живот на служителите.
Чрез незабавното въвеждане на работа от вкъщи служителите изпитват размиване на границата между работата и личния живот.
Ранните последователи показват, че това не се отразява непременно на производителността, но представлява заплаха за сътрудничеството и комуникацията, ако се остави без надзор. Затова активното инвестиране в благосъстоянието на вашите служители е нещо, на което трябва да се обърне внимание.

Лидерството трябва да дефинира цел

Когато прилагат дистанционна работа, бизнес лидерите първо трябва да определят цел. COVID-19 не е цел сам по себе си. Лидерите трябва да попитат защо искат да приложат дистанционна работа извън изискванията на настоящата криза. Целта да се намалят офис площите ли е? Може ли да се използва за оптимизиране на пътуването до работното място или за въвеждане на повече гъвкавост в корпоративната култура? И т.н.

След като целта е дефинирана, първата стъпка започва с адаптиране на лидерството към новия начин на работа. Бизнес лидерите трябва да създадат набор от практики, за да могат да комуникират ясно със служителите и заинтересованите страни. Например, като активно се свързват с екипите си на определен времеви интервал, оптимизират календарите, планират редовни срещи за обратна връзка… Комуникацията трябва да бъде по-бърза и много по-честа. Това подобрява сътрудничеството и изгражда необходимото доверие за успешно въвеждане на нови начини на работа.

Необходими са набор от ясни насоки, които да помогнат на служителите да се справят с този нов начин на работа: не само защо, но и какво и как. Тези насоки също трябва да бъдат отразени в коригирана политика за човешките ресурси. Дистанционната работа е тук, за да остане, така че не е достатъчно да се съсредоточите върху краткосрочни решения. Успешните компании също планират в дългосрочен план и съответно адаптират своята корпоративна култура. Всъщност целият бизнес трябва да се управлява виртуално, за служители, доставчици и други членове на екосистемата.

Използване на правилните инструменти за добра миграция

Когато избирате подходящи инструменти, важно е първо да разгледате това, което вече е на разположение. Ако компанията трябва да действа бързо, инструментите, които вече са на разположение, могат да ви отведат напред по пътя към пълното адаптиране. Ако те не са налични или се окажат неприложими или ефективни, тогава има някои лесни за ползване краткосрочни решения, които компаниите могат да инсталират и които съдържат всички необходими функции. Винаги гледайте от какво се нуждае компанията, а не какво е най-популярно. Всяка бизнес култура е различна и може да се нуждае от различни инструменти, за да поддържа производителността висока.
Следващата стъпка е да надграждаме върху това. Започнете процеса на адаптиране. Отделете време за обучения на служителите, разпределете ги в продължение на няколко дни, изслушайте обратната връзка, адаптирайте се, когато е необходимо … Този начин на структурно изпълнение е от съществено значение. Дистанционната работа е инвестиция. Не бързайте, а изграждайте стъпка по стъпка.

Поддържайте добър дух на служителите за добро сътрудничество

Важно е компаниите да следят настроенията на служителите по време на въвеждането на структурна отдалечена работа. Лидерите на компаниите трябва да обърнат внимание на въздействието, което липсата на физически контакт има върху хората. Само когато служителите работят отдалечено, те напълно осъзнават добавената стойност на физическия контакт.
Компаниите трябва да стимулират сътрудничеството между колегите и да наблюдават заедността (усещането да екипност). Съзнателно планираните неработни моменти като виртуални кафета или сесии „доведете децата си на работа“ дават възможност на екипите да се свързват помежду си. Не случайно различни игри/ предизвикателства, споделянето на видео и виртуалните напитки след работа се котират толкова добре в наши дни: те са начин за вентилиране на емоциите и споделянето им с колегите.
Ползата на дистанционната работа сега и след кризата
Дистанционната работа е възможност за компаниите да променят начина си на устойчива работа и да се възползват от предимствата в средносрочен и дългосрочен план. Помислете за по-малко офис площи, по-малко пътувания до работното място, по-малко командировки, по-кратки почивки и по-голям фокус върху служителите. Обратната връзка с пазара изглежда показва, че отдалечените работници също са по-малко склонни да отсъстват за кратко поради болест. Това може също да има положително въздействие върху системата за възнаграждения на компаниите и да даде представа за (HR) възможностите. Дистанционната работа в по-голям мащаб също предлага на компаниите гъвкавостта да се справят с неочаквани събития в бъдеще, като кризата с COVID-19.

И накрая, дистанционната работа може да даде нов тласък на сътрудничеството и сближаването.

Инвестирането в отдалечена работа ще има далечни последици за начина ни на работа след кризата. Рано е да се каже до каква степен няма да се върнем към стария начин на работа, но бизнес лидерите вече трябва да помислят за потенциала на тези инвестиции:
1. Нов оперативен модел, базиран на по-висока гъвкавост, по-agile и отдалечени начини на работа;
2. Корпоративна култура, която е по-свързана вътрешно и външно и където анализът на сътрудничеството може да предостави ценни данни;
3. Привеждане на бизнес целите в съответствие с новия културен стандарт и очакванията на служителите.
4. Методи за анализ, базирани на данни, за да получите по-задълбочена представа за новите модели на обучение, настроенията на служителите и т.н.

Дистанционната работа е тук, за да остане и повече от всякога ще се превърне в неразделна част от начина ни на работа. Сега е моментът компаниите да се подготвят за това „обратно към новото нормално“.

Обобщение

COVID-19 принуждава компаниите масово да приемат дистанционна работа. На пръв поглед това изглежда доста успешно, но има и много сигнали, че производителността и балансът между професионалния и личния живот са под натиск. Истински успех ще бъде само ако компаниите започнат да се справят структурно с дистанционната работа. Не се препоръчва да се предприеме изчаквателен подход, защото след коронарната криза дистанционната работа ще стане новата норма.

Адаптирано по: https://www.ey.com/en_be/covid-19/why-remote-working-will-be-the-new-normal-even-after-covid-19